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2023.04.21
事業所が行う健康保険の手続きとは？社労士に依頼するメリット
従業員が安心して働くためには、健康保険や年金などの社会保険の手続きが正確に行うことが大切です。
社会保険の手続きは従業員の雇い入れや退職などの都度、行わなければなりません。
ここでは、事業所が行う社会保険の手続き方法、社会保険の手続き代理を社労士に依頼するメリットをご紹介します。
社会保険とは
社会保険は病気やケガ、失業、出産、障害、老齢、死亡などに対して必要な保険給付を行う公的な保険で、具体的には健康保険、年金保険、介護保険、雇用保険、労働保険の5つとなります。
一般的には企業に入社した際に加入し、
・健康保険
・厚生年金
・介護保険
に加入することで社会保険に入ったとみなされます。
事業所は新しく従業員を雇い入れた際、その従業員が一定の基準を満たしている場合は、社会保険に加入する必要があります。
また、雇用保険と労災保険をまとめて「労働保険」と呼ぶこともあります。
健康保険の提出期限と提出先
健康保険と厚生年金は入社から5日以内に管轄の年金事務所に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出することになっています。
また、雇用保険は翌月10日までに管轄のハローワーク（公共職業安定所）に「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。
健康保険の手続き方法
従業員入社時
社会保険の対象となる従業員が入社した場合、基本的に健康保険と厚生年金保険の加入手続きを同時に行います。
手続きの際には従業員の氏名、生年月日、性別、住所、マイナンバーまたは基礎年金番号等の提出が必要です。
入社時に必要書類の提出と本人確認が必要です。
従業員退職時
従業員が退職する場合、健康保険を任意継続するか、切り替えをするかを選択してもらうことになります。
任意継続しない場合、国民健康保険への切り替え手続きが必要です。
資格喪失後14日以内に市町村役場に資格喪失証明書を提出します。
従業員に扶養者ができたとき
従業員に扶養者が増えたときまたは減ったときにはその都度手続きを行います。
住所地の年金事務所窓口に「健康保険・被扶養者（異動）届」を提出します。
また、扶養者のうち、配偶者が第3号被保険者となるときには資格取得日から5日以内に「国民年金第3号被保険者関係届」を提出します。
雇用した従業員に提出してもらう書類
雇用保険被保険者証
前職で発行された被保険者番号をそのまま引き継いで利用するため、入社の際に提出してもらう必要があります。
年金手帳
雇用保険資格取得手続きの際には被保険者番号が必要となります。
コピーを取って、手帳は本人に返却します。
給与所得者の扶養控除等の（異動）申告
給与の源泉所得税を求めるときに必要です。
健康保険被扶養者（異動）届
従業員に扶養する家族がいる場合は提出してもらいます。
通勤手当申請書
通勤手当の支給に必要です。
源泉徴収票
従業員の前職の会社から発行されています。
入社した年度内に別の会社などで収入があった場合、確定申告で必要となります。
社会保険の手続きは社労士に依頼できる
従業員を雇い入れたとき、退職したとき、扶養家族の増減があったときには社会保険の手続きが必要ですが、これらの手続きは社労士に依頼することが可能です。
社労士には「1号業務」「2号業務」「3号業務」がありますが、1号業務が社会保険に関する「申請業務と各種手続き代理」の業務となります。
社労士に依頼できる申請・届出等の例
・健康保険・厚生年金保険の算定基礎届/月額変更届
・労働保険の年度更新手続
・健康保険の給付申請手続
・労災保険の休養給付・第三者行為の給付手続
・死傷病報告等の報告書の作成と手続
・解雇予定除外認定申請手続
・年金裁定請求手続
・審査請求・異議申立・再審査請求などの申請手続
・各種助成金申請手続
・労働者派遣事業などの許可申請手続
・求人申し込みの事務代理
社会保険手続きの代行は社労士にしか委託できない
上でご紹介した社会保険の手続き代行は社労士の1号業務に該当し、社労士の独占業務となります。
社労士以外の専門家に委託すると法令違反となりますので注意が必要です。
社労士の2号業務の「労働及び社会保険に関する法令に基づいた帳簿作成業務」も社労士の独占業務となります。
労働保険関連の帳簿には、労働者名簿・賃金台帳、出勤簿のいわゆる「法定三帳簿」があります。
また常時10名以上の従業員を使用する場合に義務付けられている、就業規則の作成も社労士の独占業務となります。
社会保険関連の手続きを社労士に委託するメリット
コスト削減につながる
社労士に業務を依頼していない会社では、担当部署の社員または経営者が社会保険に関する手続きを行うことになります。
社会保険の手続きは従業員の雇い入れや退職のたびに発生するため、業務を圧迫する可能性があります。
そこで、社会保険関連の手続きを社労士に依頼することで、従業員の採用や退職に関する事務の負担を減らし、担当部門の社員はほかの仕事に専念することができ、結果的にコスト削減につなげることが可能です。
最新の法令に対応できる
社会保険関係の法律は頻繁に改正されるため、常に最新の法令に対応していなければなりません。
しかし、限られた人材で社会保険関連の業務を行っている場合、新しいルールを見落としてしまいかねません。
社労士は社会保険の専門家ですので、常に最新法令に則って手続きを行うため、安心です。
最新情報を知ることができる
社会保険関連の情報は目まぐるしく変化し、雇い入れている従業員それぞれに対して対応していかなければなりません。
社労士に社会保険の手続き代行を委託しておくと、社労士から最新情報の中から自社に合った情報を提供してもらうことができます。
これは社会保険だけでなく、助成金や補助金に関する情報も同様に得られるため、最新の補助金や助成金を活用しやすくなります。
社会保険の手続きは速やかに正確に行う必要がある
社会保険の手続きが必要になったら速やかに正確に届出手続きを行う必要があります。
万が一漏れやミスがあると従業員に不利益をもたらしてしまうことがありますので、十分な注意が必要です。
社内で社会保険に関する事務が負担になっている場合は社労士への依頼も検討してみるのがおすすめです。